نرم افزار اتوماسیون اداری و عمومی مبتنی بر BPMS
محصولات حوزه‌های عمومی و اداری
اصولا محدوه حوزه‌های عمومی و اداری بواسطه گستردگی عملیاتی و وسعت عملکردشان انواع متنوعی از خدمات نرم افزاری را نیاز داشته و بر این اساس یکی از مهم ترین بخش های مورد نظر سازمان ها بخش مربوط به محصولات عمومی و اداری می باشد.
آنچه به عنوان اهداف و مزیت های اصلی در این حوزه‌ها دنبال می شوند عبارت اند از:
- سازماندهي و ساده كردن روال‌هاي انجام مكاتبات اداري و گردش كارها ميان مديران و كارمندان
- الكترونيكي‌سازي انبوه پرونده‌ها و اسناد اداري، پرسنلي، فني و مهندسي، پزشكي و … با امكان دسترسي سريع به آنها
- امكان تعريف، انتساب و پيگيري لحظه‌اي كارها
- نظم‌دهي و برنامه‌ريزي جلسات و قرارهاي ملاقات
- امكان ارتباط كارآمد با دفاتر و شعب مختلف
- امكان ارتباط مؤثر با مشتريان، ارباب رجوع و مجموعه‌هاي ديگر از طريق مكانيزم‌هايي نظير فكس، پست الكترونيك و SMS
- سازماندهي اطلاعات تماس و سوابق كاري مشتريان بصورت يكپارچه
- كنترل دسترسي‌هاي افراد و محافظت از اطلاعات محرمانه
- امكان استفاده هم زمان صدها كاربر از داخل سازمان از طريق شبكه محلي و خارج سازمان از طريق اينترنت
- ارائه خدمات مشاوره، راه‌اندازي، آموزش و پشتيباني بصورت رايگان
بر این اساس میتوان گفت مراحل طراحی و پیاده سازی سیستم حوزه‌های عمومی و اداری اغلب مشتمل بر گام‌های زیر است:
1 شناخت استراتژی و خدمات سازمان
2 تدوین نیازمندی‌های سازمان و کاربران در حوزه‌های عمومی و اداری
3 مهندسی مجدد فرآیندهای مرتبط (در صورت نیاز)
4 ویژه‌سازی و بومی‌سازی نرم‌افزار جهت پاسخگویی به نیازهای ویژه سازمان
5 نصب، راه‌اندازی، عملیاتی سازی و آموزش سیستم به کاربران
6 بهبود، توسعه و سایر خدمات پشتیبانی دیگر
نهایتا اهداف بیان شده از طریق محصولات نرم افزاری در حوزه های ذیل سازمان را در رسیدن به اهداف خود یاری می نماید:
- مکاتبات حوزه اداری
- کارتابل الکترونیک
- سیستم مدیریت جلسات و مصوبات
- نرم‌افزار جامع حسابداری مالی و خزانه
- نظام پیشنهادات
- آرشیو اسناد
- مدیریت کار و وظایف