آرشیو اسناد
در بین بخشهای ستادی سازمانهای بزرگ، بی‌شک موضوع بایگانی اسناد و آرشیو از مهمترین بخش‌ها و حساس‌ترین حوزه‌های کمک رسان به مدیریت استراتژیک و برنامه‌ریزی محسوب میشود. به جرات می‌توان گفت بدون یک روال منسجم و قانونمند آرشیو، هیچ یک از بخشهای ستادی و اجرایی نمی‌توانند وظایف محوله را به نتیجه تیناکنند. از طرف دیگر استخراج اطلاعات مرتبط با هوش تجاری که میتواند در حوزه تصمیم سازی و تصمیم گیری، مدیران استراتژیک سازمان‌ها را یاری نماید، به کندی صورت خواهد گرفت و یا در برخی مواقع تحقق آنها دور از تصور خواهد بود. حساسیت این بخش نه تنها از لحاظ اثرگذاری مستقیم بر آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های تدوین شده یا بازنگری آنها خیلی مشهود است بلکه از لحاظ کمک به سرعت در چرخه‌های اطلاعاتی
دو چندان می‌باشد. قطعا یک نظام آرشیو کارآمد و پویا میتواند هم در زمان مورد نیاز، نیازمندی‌های اجرایی سایر بخش‌ها را محقق کند و هم از اتلاف زمان منابع انسانی سازمان جلوگیری نماید. حوزه بایگانی و آرشیو اسناد به لحاظ کاربرد هم به جرات پر کاربردترین حوزه ستادی سازمانهای بزرگ می‌باشد و تنوع کاربران، عملکردها و اطلاعات آن پیچیدگی‌های نگهداری و مدیریتی این بخش را دو چندان می‌نماید. زمانی این پیچیدگی بیشتر میشود که عملکردهای سازمان‌ها به واسطه گستره ساختار سازمانی و تعدد کسب‌و‌کارهای اصلی گسترش یافته باشد؛ حساسیت و سختی مدیریت این بخش دوچندان شده و لزوم بکارگیری ابزارهای مکانیزه و پیشرفته فناوری اطلاعات در آن بیش از پیش به چشم می‌خورد.
به وضوح می‌توان درک کرد بدون وجود یک نظام منسجم آرشیو و بایگانی اسناد نمی‌توان پاسخگوی نیاز حوزه‌های مدیریت دانش، مستند سازی، حفاظت از اطلاعات و اسناد و مکاتبات یک مجموعه بزرگ بود. از سوی دیگر به دلیل ارتباط مستقیم این حوزه با منابع انسانی سازمان و یا در برخی مواقع با مشتریان سازمان، حساسیت سازمانهای قضایی، نظارتی و بازرسی درون سازمانی و برون سازمانی نظیر سازمان امور مالیاتی، سازمان اقتصاد و وزارت دارایی، سازمان ثبت املاک، سازمان ثبت احوال، شوراهای حل اختلاف و سایر دفاتر قضایی و… بر این بخش زیاد بوده و این گونه تعاملات حساسیت کار در این بخش را دو چندان می‌نماید.
نمای کلی سیستم
سیستم آرشیو و بایگانی اسناد به منظور نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک در قالبهای مختلف متنی، صوتی، تصویری و… مورد استفاده قرار میگیرد. روال کار در این سیستم به گونه‌ای است که نخست در بخش بایگانی، فایل‌ها با هر قالب قابل شناسایی (تصویر مثل فایل اسکن شده، صوتی و انواع قالبهای متنی) در سیستم بارگذاری شده و سپس سایر مشخصات مورد نظر ورود اطلاعات میشود در نهایت کاربران در بخشهای مختلف با استفاده از امکانات مختلفی نظیر طبقه‌بندی‌ها، کارتابل واحد و جستجو به اسناد و اطلاعات، دسترسی پیدا می‌کنند.
شرکت تیناک نوین رای در راستای پاسخ به این نیاز اقدام به ارائه راهکار کاربردی آرشیو و بایگانی اسناد نموده است که سعی بر آن داشته تمامی فرآیندهای اصلی و تاثیرگذار این حوزه را در قالب یک سیستم فرآیندگرا پیاده‌سازی نماید. مزایای سیستم آرشیو و بایگانی اسناد تیناک شامل موارد زیر است:
- امکان نگهداری از میلیون‌ها سند و پرونده به صورت الکترونیکی
- امکان تعریف انواع پرونده‌ها نظیر اداری، فنی و مهندسی، پرسنلی، مالی و انواع دلخواه
- امکان اسکن انبوه، سریع و نیمه‌خودکار پرونده‌ها به کمک الگوریتم‌های نوین هوش‌مصنوعی و مبتنی بر پردازش تصویر
- امکان دسترسی سریع و آنی به پرونده‌ها به کمک جستجو
- امکان سازمان‌دهی و دسته‌بندی پرونده‌ها
- امکان مدیریت نسخه‌های فیزیکی و برنامه‌ریزی چرخه امحای اسناد
- امکان استفاده صدها کاربر بطور همزمان تحت شبکه اینترانت و اینترنت
- امکان تعریف و اعمال قوانین حفاظتی و امنیتی و جلوگیری از هرگونه دسترسی غیرمجاز
- امکان گردش اسناد در سازمان به کمک کارتابل الکترونیکی واحد
امکانات سیستم آرشیو و بایگانی اسناد تیناک را می‌توان به سه بخش اصلی ورود اطلاعات، دسترسی به اطلاعات و مدیریت دسته بندی کرد:
- ورود اطلاعات: در این بخش اسکن اسناد و پرونده‌ها و ورود فیلدهای اطلاعاتی آنها به سیستم انجام میشود و طبقه‌بندی مفهومی و محل فیزیکی پرونده‌ها تعیین می‌گردد. جهت تسریع انجام فرآیند از روش‌هایی نظیر جداکننده هوشمند استفاده میشود. همچنین پردازش‌هایی جهت فشرده‌سازی تصاویر و اصلاح کیفیت آنها صورت میگیرد.
- دسترسی به اطلاعات: در این بخش کاربران مختلف براساس دسترسی‌های تعریف شده می‌توانند به پرونده‌ها و اسناد مورد نظر خود دسترسی داشته باشند. جهت دسترسی سریع‌تر و استخراج به موقع اسناد مورد نظر، امکاناتی نظیر طبقه‌بندی‌ها و انواع جستجو درنظر گرفته شده است. کاربران می‌توانند از طریق کارتابل پرونده‌ها را به دیگران ارسال کرده و یا از آنها دریافت نمایند.
- مدیریت: در این بخش امکان مدیریت و نظارت بر عملکرد کاربران در نظر گرفته شده است. به عنوان مثال مدیر میتواند از طریق گزارشات آماری به اطلاعات مختلفی در مورد انواع پرونده و نحوة عملکرد کاربران و بایگانان دست یابد. همچنین امکان تعریف دسترسی مشاهده و ویرایش برای کاربران به انواع پرونده و طبقهبندیهای مختلف براساس سمت، گروه کاربری و چارت سازمانی وجود دارد. از دیگر امکانات این بخش می‌توان به امکان تعریف انواع پرونده و سند، طراحی فرم ورود اطلاعات و جستجو، تعریف چرخة حیات و امحای اسناد و امکان امانت‌دهی اسناد اشاره کرد.
امکانات سیستم
تفاوت اساسی در تولید سیستم آرشیو و بایگانی اسناد تیناک با سایر سیستم‌های مشابه این است که، طراحان آن به هیچ وجه تنها به ارائه امکانات عمومی بسنده نکرده‌اند و همه جا از طریق مهندسی ریز بینانه‌تر نیازها، جمع‌آوری دقیق نظرات کاربران، بکارگیری جدیدترین تکنولوژی‌ها و بهره‌گیری حداکثری از نوآوری و خلاقیت، سعی در ارائه محصولی داشته‌اند که چند گام فراتر از سایر محصولات مطرح در بازار حرکت نماید.
امکانات سیستم آرشیو و بایگانی اسناد تیناک به بخشهای زیر طبقه بندی میشود:
- تعریف انواع پرونده و سند
- طراحی فرم ورود اطلاعات
- ایجاد پرونده و ورود اطلاعات
- اسکن تصاویر
- تعیین عمر اسناد و قابلیت اخذ گزارش امحا
- امکانات پیشرفته اصلاح تصویر
- امکانات پیشرفته کار با تصویر
- جستجو و مشاهده پرونده ها
- کارایی و سرعت
- امنیت و رویداد نگاری
- بایگانی فیزیکی و منطقی و ثبت امانات
- گزارش‌های آماری کارکرد بایگانی
تعریف انواع پرونده و سند
- قابلیت تعریف انواع پرونده برای تمامی پرونده‌های موجود در سازمان (مثلا پرسنلی، حقوقی، تسهیلاتی و …)
- قابلیت تعریف انواع فیلدهای اطلاعاتی برای نگهداری اطلاعات نوع پرونده (مثلا فیلدهای عددی، متنی، تصویری، چند انتخابی، درست/نادرست، تاریخ و زمان و …)
- تعیین فیلدهای اجباری و یا غیرتکراری برای جلوگیری از اشتباه در ورود اطلاعات
- تعیین مقادیر پیش فرض برای فیلدها
- تعریف انواع مختلف سند برای هر نوع پرونده
طراحی فرم ورود اطلاعات
- قابلیت طراحی فرم ورود اطلاعات برای هر نوع پرونده
- طراحی فرم ورود اطلاعات بر اساس فیلدهای اطلاعاتی نوع پرونده
- قابلیت گروهبندی چند سطحی فیلدهای اطلاعاتی در فرم ورود اطلاعات
- تغییر نام نمایشی فیلدهای اطلاعاتی در فرم ورود اطلاعات
- جایگذاری فیلدهای اطلاعاتی نوع پرونده به هر ترتیب و شکل دلخواه برای سهولت در ورود اطلاعات
ایجاد پرونده و ورود اطلاعات
- ایجاد پرونده با استفاده از انواع تعریف شده در سیستم
- تعیین شماره پرونده یکتا بصورت خودکار توسط سیستم
- تعریف دفاتر شماره‌دهی به پرونده‌ها با قابلیت تعیین الگوی شماره‌دهی
- ورود اطلاعات پرونده بر اساس فرم طراحی شده بر اساس نوع پرونده
- ایجاد چندین پرونده بدون نیاز به اسکن تصاویر در همان زمان
- ذخیره انواع فرمت فایل در پرونده و مشاهده آنها از درون برنامه
- قابلیت تبدیل انواع فرمت فایل مانند word, pdf به تصویر و نگهداری آنان در کنار تصاویر پرونده
- قابلیت طبقه‌بندی پرونده‌ها بر اساس ساختار مفهومی تعریف شده در سیستم
اسکن تصاویر
- اسکن تصاویر اسناد پرونده بصورت تکی و یا دسته‌ای
- تعیین نوع سند قبل از شروع به اسکن (در این حالت تصاویر اسکن شده با نوع مشخص شده درج میشوند.)
- تعیین نوع سند پس از اسکن تصاویر (در این حالت در زمان اسکن نیازی به تعیین نوع سند نمیباشد.)
- قابلیت جابجایی و تغییر ترتیب تصاویر پرونده بصورت چند انتخابی
- قابلیت ایجاد پرونده بدون ثبت اطلاعات و فقط با اسکن تصاویر (برای اسکن پشت سرهم و ثبت اطلاعات در یک مرحله دیگر)
- تغییر اطلاعات توصیفی یک تصویر مانند سطح دسترسی و نوع سند مربوطه
- حذف یک یا چند تصویر از پرونده (با انجام حذف، تصویر در لیست تصاویر حذف شده قرار میگیرد و در صورتی که از لیست تصاویر حذف شده نیز حذف شود حذف دائم صورت میگیرد.)
- انتقال یک یا چند تصویر از یک پرونده به پرونده دیگر
تعیین عمر اسناد و قابلیت اخذ گزارش امحا
- تعریف طبقه‌بندی عمر اسناد طبق استانداردهای سازمان ملی اسناد کشور
- تعیین عمر سند طبق طبقهبندیهای انجام شده
- قابلیت گزارش‌گیری امحا بر اساس عمر تعیین شده برای اسناد
- تعیین وضعیت اسناد بر حسب جاری، نیمه راکد، راکد و امحایی بصورت هوشمند توسط برنامه
امکانات پیشرفته اصلاح تصویر
- حذف اعوجاج‌ها و خرابی‌های تصویر
- حذف تاریکی‌های ایجاد شده در خلال کپی یا اسکن تصاویر
- حذف خطوط عمودی و افقی اضافه در کنار تصاویر
- حذف اثرات سوراخ پانچ در کنار تصویر
- صاف نمودن تصاویر کج
امکانات پیشرفته کار با تصویر
جستجو و مشاهده پرونده ها
- کاهش حجم تصاویر با استفاده از جدیدترین فناوری فشرده‌سازی تصاویر که منجر به کاهش حجم تا 4 برابر فشرده‌ترین فرمت‌های رایج مانند CCIT4 میشود
- قابلیت اسکن رنگی تصاویر پرونده با توجه به استفاده از الگوریتم فشرده‌ساز که میتواند حجم تصاویر ذخیره شده را کاهش دهد
- امکان چرخش تصاویر با هر درجه دلخواه
- امکان قرینه‌سازی افقی و یا عمودی تصاویر
- امکان مشاهده پیوسته و پشت سر هم تصاویر
- قابلیت بزرگنمایی و یا کوچک‌نمایی مشاهده تصاویر تا هر میزان دلخواه
- جستجوی ساده بر اساس فیلدهای اطلاعاتی پرونده
- امکان جستجو بر اساس نوع پرونده و تمامی فیلدهای تعریف شده در آن
- امکان جستجو بر اساس نوع سند و مشاهده سندهای مرتبط
- قابلیت تعریف جستجوهای پرکاربرد و ذخیره‌سازی آنها برای دسترسی‌های بعدی
- امکان تعریف فیلدهای نمایشی مورد نظر در نتیجه جستجو
- امکان تعیین نحوه نمایش نتایج جستجو از نظر فیلدهای نمایش داده شده، ترتیب آنها و اندازه آنها
- انجام جستجوهای پیشرفته و ترکیبی با استفاده از ابزار گزارش‌ساز
کارایی و سرعت
- انجام جستجوها و نمایش نتایج در کمترین زمان ممکن با استفاده از ایندکس‌گذاری هوشمند در پایگاه داده
- ذخیره‌سازی حجم بالای تصاویر اسکن شده در کسری از ثانیه با استفاده از پردازش موازی
- عدم تاثیر تعداد برگه‌های پرونده در سرعت بازکردن پرونده (تصاویر فقط زمان رویت از پایگاه داده واکشی میشوند)
- دسترسی به اطلاعات تصاویر پرونده فقط در زمان مورد نیاز
- نگهداری تصاویر کوچک هر پرونده به منظور نمایش آنها در ابتدای بازکردن پرونده و پرهیز از نمایش تصاویر بزرگ و حجیم تا زمان دسترسی به آنها
- سرعت بالا در نمایش تصاویر به دلیل فشرده‌سازی تصاویر و کاهش حجم آنها
- جلوگیری از افزایش حجم پایگاه داده با استفاده از الگوریتم فشرده‌سازی تصاویر
امنیت و رویداد نگاری
- تعیین دسترسی کاربران در انجام کارهای مختلف بر اساس سطوح دسترسی
- تعریف انواع مدل دسترسی برای مشاهده پرونده‌ها توسط کاربران
- قابلیت تعیین دسترسی کاربران برای مشاهده پرونده‌ها بر اساس جایگاه و سمت افراد در سازمان
- دادن دسترسی مشاهده پرونده به کاربران خاص
- تعریف الگوهای دسترسی برای سهولت در دادن دسترسی به پرونده‌های مختلف
- تعیین سطح محرمانگی کاربران برای دسترسی به پرونده‌ها
- تعیین دسترسی کاربران برای چاپ و یا ذخیره اطلاعات و تصاویر اسناد
- درج تمامی فعالیتهای کاربران اعم از ایجاد، ویرایش، حذف و یا مشاهده اطلاعات
بایگانی فیزیکی و منطقی و ثبت امانات
- قابلیت تعریف ساختار سلسله‌مراتبی برای طبقه‌بندی مفهومی (منطقی) پرونده‌ها
- قابلیت ثبت یک پرونده در هر تعداد طبقه‌بندی مفهومی
- قابلیت تعریف ساختار فیزیکی بایگانی بصورت سلسله‌مراتبی و نامحدود
- ثبت محل فیزیکی نگهداری هر پرونده
- ثبت امانت پرونده با درج نام شخص امانت گیرنده، تصویر وی، تاریخ امانت، مهلت امانت و توضیحات لازم
- مشاهده لیست پرونده‌های امانت داده شده
- مشاهده لیست امانت‌های موعد گذشته و ارسال پیام از طریق کارتابل الکترونیک برای آنان
- تحویل پرونده امانت داده شده با درج تاریخ عودت
گزارش‌های آماری کارکرد بایگانی
- مشاهده آمار تعداد پرونده‌های ایجاد شده در یک بازه زمانی مشخص
- مشاهده تعداد پرونده‌های ایجاد شده توسط یک کاربر بایگان
- مشاهده آمار تعداد برگهای اسکن شده به تفکیک زمان اسکن و کاربر اسکن‌کننده
بهره بر داران سیستم آرشیو و بایگانی اسناد تیناک
قابلیت ویژه سازی و تطابق با سایر سیستم‌های توسعه یافته در بستر سیستم‌ساز تیناک از مهمترین ویژگی‌های سیستم آرشیو و بایگانی اسناد تیناک محسوب می‌گردد. این قابلیت، مزیتی است که این سیستم را در مقابل سیستم‌های کد باز[1]، رقابتی می‌نماید. قابلیت اتصال به سایر سیستم‌های یک سازمان از طریق وب سرویس و یا سایر سیستم‌هایی که در بستر سیستم ساز داخل محمل سکو قرار گرفته‌اند نیز باعث شده است که حوزه بهره‌برداران این سیستم گسترده‌تر شود. بطور کلی هر سازمان، شرکت و یا مجموعه‌ای که برای رفع نیازهای خود، به یک سیستم و یا فرآیندهای مرتبط با آرشیو و بایگانی اسناد نیاز داشته باشد میتواند به شکل شایسته‌ای از این سیستم استفاده نماید. به عنوان نمونه مجموعه‌ها و شرکت‌ها و سازمانهایی با مشخصه‌های زیر می‌توانند از این سیستم به خوبی استفاده نمایند:
- وزارتخانه‌ها و سازمانهای بزرگ دولتی و خصوصی: معمولا وزارتخانه‌ها و سازمانهای بزرگ دولتی تمایل بسیاری برای استفاده از یک ERP جامع دارند به همین دلیل سیستم آرشیو و بایگانی اسناد تیناک به همراه امکانات سیستم ساز تیناک میتواند بخشی از این نیاز را برآورده سازد.
- بیمارستان‌ها و مطب‌های دارای مراجعین زیاد: بخش اعظم کارهای این دسته از مشتریان، مدیریت اسناد پزشکی است که به واسطه این سیستم می‌توان آن را مرتفع نمود.
- دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی: کلیه مراکز آموزشی از مدیریت بخش زیاد اسناد به قالبهای مختلف رنج می‌برند. وجود سیستمی که بتواند این مشکل را مدیریت نماید بسیار مفید خواهد بود.
- روزنامه‌ها، نشریات و کتابخانه‌ها: شاید بتوان به جرات گفت نشریات بزرگترین تولید کننده محتوای متنی و تصویری در هر سرزمینی هستند به همین دلیل سیستم مدیریت آرشیو و بایگانی اسناد جزع لاینفک این سازمان‌ها خواهد بود.
- مجموعه‌ها و شرکت‌های صنعتی، تولیدی و یا بازرگانی: شرکت‌های تولیدی نوعا دارای مجموعه‌ای از سیستم‌های جزیره‌ای می‌باشند، استفاده از یک سیستم آرشیو و بایگانی اسناد مناسب میتواند باعث شتاب در روند فرآیندهای مرتبط با واحدهای مختلف و یا راندمان و کیفیت سطح سرویس‌های آنها باشد. سیستم آرشیو و بایگانی اسناد تیناک به سادگی با استفاده از امکانات ارتباطی خود میتواند به همراه تحقق وظایف خود، یکپارچگی اطلاعاتی شرکت را نیز میسر نماید.