سیستم جامع مدیریت جلسات و مصوبات
نرم افزار سکو تیناک به دنبال ایجاد یک بستر اطلاعاتی در سازمان است تا از این طریق تمامی نیازهای ارتباطی اطلاعات آن سازمان را پاسخ دهد. در واقع کارکنان سازمان با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانند پیام‌ها، نامه‌ها، مستندات و سایر داده‌های با ارزش خود یا سازمان را طراحی و برای افراد مختلف ارسال کرده و یا آنها را در چرخه فرآیندهای تعریف شده به گردش درآورند. به منظور رسیدن به این هدف موتور چرخه‌های کاری، فرم‌ساز، موتور قواعد کاری، موتور رویداد نگاری و ابزارهای دیگری در حال انجام وظیفه هستند تا ارتباطات بین افراد به واسطه این نرم‌افزار بسیار ساده‌تر شود. از طرف دیگر این نرم‌افزار که مبتنی بر سیستم‌ساز توسعه یافته است، این امکان را به سازمان خواهد داد که سامانه اتوماسیون اداری را با ایجاد زیر سیستم‌های متنوع به سرعت ایجاد نماید. از این دسته سیستم‌ها می‌توان به سیستم مدیریت جلسات اشاره کرد.
در دنیای امروز به دلیل پیچیدگی ساختارها و فعالیت‌های سازمانها، مدیران برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان، جلساتی را به منظور همفکری و تعامل با سایر اعضاء جهت تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات برگزار می‌نمایند. این جلسات زمانی به بهبود و کارائی سازمان منجر خواهد شد که از مدیریت مناسب برخوردار باشد. جلسه را می‌توان گردهمایی دو نفر یا بیشتر از کسانی تعریف کرد که دارای هدف‌های مشترک هستند و ارتباطات (شفاهی و یا کتبی) را وسیله اصلی نیل به این اهداف قرار می‌دهند.
نمای کلی سیستم جلسات و مصوبات تیناک
سیستم مدیریت جلسات برسا نرم‌افزاری است که در بستر سیستم‌ساز برسا توسعه یافته است و به طبع آن توانایی چند زبانه بودن را دارد. در این سیستم، کاربران به واسطه بخش مدیریت امنیت سیستم‌ساز، تعریف، مدیریت و تخصیص می‌یابند. اطلاعاتی مانند نقشهای کاربری حاضر/مرتبط در جلسات، انواع جلسه، وضعیتهای جلسه، اتاقهای جلسه و… به عنوان اطلاعات پایه، قبل از شروع به کار با این سیستم، تنظیم خواهند شد. البته افزودن یک آیتم جدید از این دسته اطلاعات و یا ویرایش آیتم‌های موجود در هر زمانی امکان پذیر خواهد بود.
کاربر می‌تواند پس از تنظیم اطلاعات پایه در این سیستم، جلسه‌ای تنظیم نماید. هر جلسه می‌تواند یکی از انواع جلسات عمومی و یا جلسات مستمر باشد. بدون در نظر گرفتن نوع جلسه مورد نظر و یا نقشهایی که از قبل تعریف شده‌اند، در اکثر جلسات، نقشهایی مثل رئیس، دبیر، حاضرین غیر اجباری و یا اجباری جلسه و دعوت شدگان از خارج شرکت را خواهید داشت؛ در نتیجه در هنگام تعریف یک جلسه جدید، باید این نقشها را مقدار دهی نمایید. در ادامه تنظیم یک جلسه، کاربر باید زمان، مکان جلسه و یا جلسات مرتبط با این جلسه را مشخص نماید.
از طرف دیگر کاربر می‌تواند تداخل مکان و زمان جلسه و یا تداخل جلسات حاضرین یا دعوت شدگان جلسه را بررسی نماید. در ادامه می‌تواند دستور جلسه را نیز مشخص کرده و یا فایل آن را پیوست نماید.
طبیعی است که سیستم این توانایی را داشته باشد که دعوت شدگان را به شکل مناسب و برنامه ریزی شده‌ای اطلاع رسانی نماید. کاربر می‌توان متن پیام اطلاع رسانی و برنامه زمانی اعلام آن را تنظیم نماید.
از این لحظه به بعد سیستم، مدیریت وقایع بعد از جلسه را به عهده خواهد داشت. جلسه تشکیل شده، و دبیر جلسه کل رویدادهای جلسه را رسد خواهد نمود. نتیجه این پیگیری و رسد، تهیه لیست حضور و غیاب دعوت شدگان جلسه و یا لیست مصوبات جلسه خواهد شد. هر مصوبه به شخصی منسوب می‌گردد و آن شخص پس از مراجعه به کارتابل شخصی خود، این مصوبه یا فعالیت منسوب شده به خود را بررسی کرده و پاسخ خواهد داد.
امکانات سیستم جلسات و مصوبات تیناک
امکانات سیستم مدیریت جلسات برسا در دو طبقه، عملکردی و ارتباطی قرار می‌گیرند. امکانات ارتباطی مربوط به روش ارتباطی و یا سایر امکانات افزوده شده به سیستم جلسات است که باعث تسریع روند کار خواهد شد و عملا می‌توانند معیار اصلی امتیاز دهی و ارزیابی شرکتهای ارائه کننده سیستم مدیریت جلسات باشند. اما امکانات عملکردی اصولا از درجه حساسیت بسیار بالاتری برخوردار هستند؛ این امکانات، روند اجرای کار و چرخه‌های کاری جلسات می‌باشد. این امکانات از حساسیت بالایی برخوردارند و این حساسیت به قدری بالاست که اگر شرکت ارائه کننده حتی یک مورد از این نیازمندیها را پوشش ندهد اصولا نمی‌تواند مورد ارزیابی فنی قرار گرفته و از چرخه بررسی خارج خواهد شد. لیست امکانات عملکردی و ارتباطی در ادامه ذکر شده است.
امکانات عملکردی
فعالیت های مرتبط با قبل و تشکیل جلسه
- امکان تعریف و انتخاب اشخاص شرکت کننده و پست سازمانی آنها
- امکان تعریف گروه های کاربری و تخصیص آن ها به جلسات مرتبط به صورت پیش فرض
- امکان تعریف محل جلسه
- امکان ویرایش یک جلسه
- امکان حذف جلسه
- امکان شماره دهی جلسه
- امکان ایجاد دفتر شماره دهی
- امکان ویرایش دفتر شماره دهی
- امکان ثبت و نگهداری مشخصات کمیته/شورا و سوابق آنها (تعداد جلسات تشکیل شده و …)
- امکان تقسیم بندی موضوع و هدف جلسات
- امکان ثبت دستور جلسه به تفکیک هر بند به صورت متن یا صدا
- امکان مشخص کردن ارائه دهندگان و زمان تقریبی ارائه
- تعریف رئیس، دبیر و دیگر اعضای شرکتکننده
- امکان ثبت واحد برگزارکننده جلسه
- امکان نمایش جلسات به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه
- امکان اضافه کردن شرکت کننده داخلی و خارجی در جلسه
- امکان ویرایش شرکت کنندگان در جلسه
- امکان دعوت شرکت کنندگان داخلی و خارجی
- امکان استعلام حضور از شرکت کنندگان
- امکان بررسی تداخل
دعوت به جلسه
- امکان یادآوری تاریخ قرار ملاقات و دستور جلسه به دعوت شدگان از طریق ایمیل/SMS
- امکان ارسال یک ملاقات برای تنظیم درCalendarهای دیگر با استاندارد iCal
- امکان لغو قرار ملاقات و اطلاع رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار
- ثبت وضعیت حضور اعضاء در جلسات
- امکان حضور غیاب جلسات
مصوبات جلسه
- امکان دسترسی به مصوبات جلسات بر حسب طبقه بندی های موضوعی و تاریخ و…
- امکان تبدیل مصوبه به وظیفه
- امکان تبدیل مصوبات به PDF
- امکان ارسال مصوبه خاص برای ذینفعان مصوبات
- امکان ثبت تصمیم/ نتیجه جلسه به صورت متن و صدا در فیلدهای جداگانه
- امکان طبقه بندی مصوبات
- امکان تعیین اولویت برای هر یک از مصوبات
- امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایلهای مربوط به جلسه (فایل صوتی و تصویری و…)
- امکان تبدیل هر یک از مصوبات صورت‌جلسه به کار و ارجاع به اقدام کننده
- امکان تعیین مهلت انجام برای هر یک بندهای صورت جلسه
- امکان ثبت و نگهداری پیشنهادات
- امکان ویرایش پیشنهادات
- امکان الصاق اسکن صورت جلسه و افزودن به جلسه
- تنظیم صورت جلسه توسط منشی/ دبیر جلسه
- تنظیم لیست امضا کنندگان و ارسال صورت جلسه به کارتابل برای امضا
- امکان چاپ و تبدیل صورت‌جلسات به نامه
پیگیری اقدامات محول شده
- قابل رویت بودن فعالیت‌های ارجاع شده به هر شخص در لیست پیگیریهای وی
- امکان ثبت نتیجه و اقدامات انجام شده برای یک فعالیت ارجاعی
- امکان ثبت وضعیت هر یک وظایف و مصوبه های محول شده
- امکان مشاهده Log ثبت شده برای هریک از فعالیت های ارجاعی
- ایجاد لیست پیگیریهای اقدامات مصوب شده در جلسات
- ارسال پیام به کاربران، هنگام پایان مهلت انجام مصوبه در صورت عدم ثبت نتیجه
- امکان ارسال پیام یا یادداشت اداری به کاربران
گزارشات
- تهیه گزارش از حاضران و غایبان جلسه‌ها
- نمودارتعداد جلساتومصوباتآنها بر اساس واحد تشکیل دهنده جلسه
- آخرین وضعیت تهیه گزارش مصوبات
- نمودار مصوبات انجام نشده در یک نگاه با توجه به اولویت های انجام کار
- وضعیت فعالیت های ارجاع شده به افراد
- امکان جستجو و فیلتر کردن لیست جلسات بر اساس فیلدهای ثبت شده (هدف، زمان، واحد برگزارکننده، وضعیت و …)
امکانات ارتباطی
سایر امکانات و ارتباطات با سایر سیستم‌ها
- توانایی اتصال به Outlook و ارسال خروجی به آن (به صورت Task و قرار ملاقات یا ایمیل)
- امکان ارسال ایمیل/SMS خودکار برای مدعوین یا شرکت کنندگان در جلسه و ارسال مشخصات جلسه
- وجود محیطی به عنوان کارتابل کاربر
- امکان تفویض اختیار در کارتابل
- امکان خواندن کاربران و چارت سازمانی
- امکان تعیین دسترسی های سیستم برای کاربران
- توانایی ارائه خروجی در نرم افزار های Word و Excel
- توانایی ارائه خروجی در نرم افزار های Word و Excel
- امکان تنظیم دسترسی بر روی تقویم
- موبایل: دریافت جلسات در تقویم
بهره برداران سیستم مدیریت جلسات
قابلیت ویژه سازی و تطابق با سایر سیستم‌های توسعه یافته در بستر سیستم‌ساز برسا از مهمترین ویژگی‌های سیستم مدیریت جلسات برسا محسوب می‌گردد. این قابلیت، مزیتی است که این سیستم را در مقابل سیستم‌های کد باز، رقابتی می‌نماید. قابلیت اتصال به سایر سیستم‌های یک سازمان از طریق وب سرویس و یا سایر سیستم‌هایی که در بستر سیستم ساز داخل محمل سکو[2] قرار گرفته‌اند نیز باعث شده است که حوزه بهره‌برداران این سیستم گسترده‌تر شود. بطور کلی هر سازمان، شرکت و یا مجموعه‌ای که نیاز به مکانیزه کردن مدیریت جلسات داشته باشد می‌تواند به شکل شایسته‌ای از این سیستم استفاده نماید. به عنوان نمونه مجموعه‌ها و شرکت‌ها و سازمان‌هایی با مشخصه‌های زیر می‌توانند از سیستم مدیریت جلسات برسا به خوبی استفاده نمایند:
1) وزارتخانه‌ها و سازمان‌های بزرگ دولتی و خصوصی: معمولا وزارتخانه‌ها و سازمان‌های بزرگ دولتی دارای دپارتمان جلسات و سمینارها می‌باشند و مدیریت جلسات و تعدد رویدادهای مختلف در این گونه سازمانها با چالش‌های مختلفی مواجه می‌شود. استفاده از سیستم مدیریت جلسات برسا می‌تواند به راحتی نیازهای مختلف سازمانها در فعالیت‌های مرتبط با جلسات و سمینارهای آنها را مرتفع سازد.
2) مجموعه‌ها و شرکتهای صنعتی، تولیدی و یا بازرگانی: شرکتهای تولیدی نوعا دارای مجموعه‌ای از سیستم‌های جزیره‌ای می‌باشند، افزودن سیستم مدیریت جلسات همواره دقدقه ارتباط اطلاعاتی و یا یکپارچه سازی را برای آنها به دنبال خواهد داشت. سیستم مدیریت جلسات برسا به سادگی با استفاده از امکانات ارتباطی خود می‌تواند به همراه تحقق وظایف خود، یکپارچگی اطلاعاتی شرکت را نیز حفظ نماید.