سیستم جامع کنترل پروژه
یکی از عوامل موفقیت در هر سازمان پیگیری و کنترل فرآیند های کاری و برنامه های در دست اقدام میباشد. در حقیقت سازمان‌ها اعم از صنعتی، تولیدی، خدماتی و … نیاز دارند تا در قالب یک ساختار مشخص، منابع خود را مدیریت و آنان را در جهت هدایت به سمت اهداف تعریف شده سازمان بکار گیرند. به ویژه در ساختارهای پروژه محور، هویت اصلی و عامل حیاتی بقا سازمان، مدیریت و سازماندهی صحیح منابع در پروژه های گوناگون بوده به نحوی که هزینه و ریسک های مرتبط با آن به شکل مطلوبی کنترل شود.
در گذشته و تا پیش از توسعه فناوری‌های اطلاعات به شکل امروزی خود، مدیران و افراد مرتبط با پروژه‌ها غالبا از طریق روش‌های ابتدایی مثل یادداشت برداری و ثبت کاغذی فعالیت‌ها به شکل سنتی سعی داشتند زمان و هزینه‌های خود را مدیریت نمایند اما در ساختارهای امروزی، گستردگی و پیچیدگی فعالیت ها به ویژه در پروژههای بزرگ به گونه ایست که ناچار باید به سمت ابزارهای نرم افزاری منطبق بر استانداردهای دانش مدیریت پروژه حرکت نمود.
امروزه دیگر تنها دو عامل زمان و هزینه در مدیریت پروژها کارکرد مطلوب ندارد و شاخص های متعددی در حوزه های گوناگون چون مدیریت ریسک، مدیریت محدوده محصول، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ذینفعان پروژه، مدیریت و تخصیص هزینه و …. جز عوامل کلیدی و تعیین کننده در حصول موفقیت آمیز نتایج میباشد. لذا بدون کمک نرم افزارهایی که بتوانند این حجم از متغییرهای متعدد را به ویژه در پروژههای بزرگ و پیچیده کنترل نمایند، تقریبا غیر ممکن میباشد.
از این رو در سالیان اخیر شرکت‌های بزرگ نرم افزاری از جمله مایکروسافت در سبد محصولات خود نرم افزارهای مدیریت و کنترل پروژه را نیز عرضه نموده اند اما با توجه به عمومی بودن مخاطبین این ابزارها، بعضا آنها کارکرد مطلوب در برخی ساختارهایی که نیازهای ویژه و خاص دارند نداشته و پاسخگوی نیاز مخاطب نمی‌باشند. این مسیله باعث شده است که حوزه‌های تخصصی تر به شکل ویژهای به دنبال رفع نیازهای خود برآیند و به دنبال شخصی سازی نرم افزارهای کنترل پروژه باشند.
از آنجا که هدف ما در تیناک پاسخگویی به کلیه ابعاد نیازمندیهای مخاطبین و مشتریان خود میباشد، لذا یکی از محصولاتی که در حوزه فنی و مهندسی به طور جدی معطوف به آن بودهایم، تولید ابزارها و ماژول‌های نرم افزاری جهت پاسخگویی به نیازهای واحد مدیریت و کنترل پروژه در سازمان‌های گوناگون به ویژه صنعت نفت و گاز بوده است.
مزیت نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه تیناک (برسا)، هماهنگی و یکپارچگی با سایر بخش های مختلف سازمان به ویژه با واحدهایی چون مالی، HSE، تامین و تدارکات و … میباشد که این یکپارچگی کم نظیر خود به عنوان یک مزیت رقابتی ویژه در مقایسه با سایر رقبا به شمار می‌رود و نرم افزار کنترل پروژه تیناک را به طور ویژه از سایر ابزارها متمایز می‌نماید.
علاوه بر این کلیه الزامات مربوط به این حوزه منطبق بر استاندارد PMBOK در نرم افزار کنترل پروژه تیناک دیده شده و کاربران امکان بهره گیری کامل مطابق این استاندارد را خواهند داشت.
در ادامه به مهم ترین امکانات موجود در نرم افزار کنترل پروژه تیناک اشاره خواهد شد.
امکانات جامع سیستم کنترل پروژه تیناک
- فرایند طرح تا پروژه ( اختصاص N پروژه به یک طرح)
- تهیه گزارش میزان پیشرفت طرح؛ با استفاده از پیشرفت پروژههای مرتبط
- تهیه گزارش میزان هزینه‌های طرح؛ با استفاده از آنالیز هزینه‌های پروژههای ذیربط به صورتهای پیش بینی و واقعی
- فرایند تعریف پروژه.
- فرایند تعریف بودجه پروژه‌ها
- فرایند تعریف مستندات پروژه ( با قابلیت نگهداری ورژنهای قبلی از یک مستند).
- فرایند تعریف ریسکهای پروژه
- فرایند تعریف سفارش کار برای هر یک از مراحل پروژه و ارسال آن برای اعضای تیم پروژه
- تهیه گزارشهای مختلف از روند انجام پروژه‌ها
- تهیه گزارش پروژههای پایان یافته و عملکرد آنها
- تهیه گزارش سفارش کارهای مختلف در هر پروژه
- تعریف موارد تحویل دادنی و برنامه ریزی آنها
- تعریف و ثبت فعالیتهای برنامه ریزی شده و گزارشهای مربوطه؛ طبق برنامه ارائه شده توسط مدیر در Timesheet
- امکان ایجاد Baseline های مختلف به صورت اتوماتیک و دستی
- امکان ثبت فعالیتهای برنامه ریزی نشده و گزارش های مربوطه در سفارش کار های هر یک از مراحل پروژه.
- مدیریت اسناد پروژه، به اشتراک گذاری فیلمها و عکسهای پروژه، نقشههای پروژه، مدیریت بازدیدهای پروژه، نامههای ارسالی/دریافتی پروژه…
- مدیریت و آنالیز میزان کارهای هر یک از پرسنل
- مدیریت زمان و فعالیتهای پرسنل سازمان
- امکان تخصیص چند شکست کار به یک پروژه و انتخاب شکست کار فعال
- امکان تخصیص تیم به پروژه
- امکان الصاق مدارک به پروژه
- امکان درج آموختهها به هر پروژه
- امکان برنامه ریزی و تعریف کارها به صورت روزانه برای هر شخص در پروژههای مختلف
- امکان ثبت کارکرد افراد در دو حالت: وظایف پروژه ای و وظایف ستادی
- امکان ثبت کارکرد افراد در چهار حالت: ماموریت، مرخصی، کارکرد و دورکاری
- مدیریت چارت سازمانی و تعریف نقشهی سازمانی
- امکان تعریف لیست پرسنل
- امکان تعریف منطق تایید کارکردها
- امکان ثبت در لحظه کارکردها
- امکان فعال/غیرفعال کردن پروژه
- امکان الصاق فایل به پروژه
- امکان گزارش گیری از کارکرد افراد در سطوح مختلف با قابلیت مقایسه بین مقادیر تخمینی در زمان تخصیص و مقادیر وارد شده
- امکان درج درصد پیشرفت ادعایی در زمان ثبت کارکرد
- امکان محاسبه قیمت تمام شده هر پروژه به صورت دقیق
- امکان ایجاد قرارداد برای هر یک از پروژه‌ها
- نگهداری انواع فایل‌های مهندسی مانند: PDF، AutoCAD و Excel
- امکان نسخه گذاری بر روی مدارک به منظور دسترسی سریع و مطمئن به آخرین ویرایش صورت گرفته بر روی یک مدرک.
- امکان نگهداری فایل‌های الکترونیک به صورت متمرکز با قابلیت ارائه دسترسی به افراد مختلف برای رویت و یا بهره‌برداری
- امکان پیوست نمودن هر نوع فایل مبتنی بر ویندوز به هر فعالیت و نمایش پیوست‌ها در داخل برنامه (Doc, PDF, JPG, etc.)
- امکان تایپ و ذخیره فایل‌های متنی درون برنامه.
نمای عملیاتی طرح و پروژه ها
نمای داشبورد مدیریتی
