نرم افزار BPMS سیستم جامع خرید و تدارکات پروژه
یکی از کلیدی‌ترین ماموریت‌های بخش تدارکات و مهندسی در بانک اخذ سفارشات کالا، تامین از طریق انبار و یا اقدام برای خرید و نهایتا توزیع کالا در بین واحدهای مصرف‌کننده و شعب می‌باشد.
نگاه جامع فرآیندگرا و یکپارچه در این بخش الزام می‌دارد که این بخش بصورت فرآیندهای کاری به هم متصل و فراساختاری پیاده‌سازی گردد تا هماهنگی واحدهای مختلف در نهایت امر محقق گردد.
به ویژه در ساختارهایی که ارزش افزوده محصول بالاست و یا توقف و حفره های زمانی موجی خطا در پروسه تولید شده و خسارات سنگین وارد می‌نماید، ضرورت تامین به موقع و پشتیبانی‌های تدارکاتی به طور ویژه مورد اهمیت قرار می‌گیرد.
فرآیند های اصلی در این بخش عبارت اند از :
- مدیریت تامین کنندگان
- اطلاعات پایه کالا و خدمات
- فرآیند درخواست کالا از کلیه شعب و واحدهای ستادی
- فرآیند تحویل کالا از انبار
- فرآیند خرید کالا و تحویل به انبار
- فرآیند صدور و تسویه فاکتور
- مدیریت کالا و انبار
آنچه ابزار نرم افزاری تیناک را در حوزه نرم افزارهای BPMS خرید و تدارکات به طور ویژه مطرح می‌نماید، قابلیت‌های قدرتمند در حوزه فرآیندی و فرم سازی با انعطاف پذیری و سرعت تغییرات بسیار بالا می‌باشد.
علاوه بر آن، قدرت ایجاد یکپارچی در کلیه فرآیندها و بخشهای مختلف پروسه تامین و تدارکات، از دیگر خصوصیات نرم افزار BPMS تامین و تدارکات تیناک به شمار می‌آید.
در ادامه به سایر امکانات نرمافزار تیناک مربوط به حوزه تامین و تدارکات در بخش مهندسی اشاره خواهد شد.
امکانات کلیدی نرم افزار BPMS تامین و تدارکات تیناک در حوزه کالا
- تعریف انواع کالا و گروه‌های کالا (کالاهای قابل گردش در یک انبار و کالاهای مشابه)
- کدگذاری کالا (با توجه به گروه‌های مشخص کالا و استاندارد کدینگ)
- تعریف انواع وضعیت کالا (نو، دست دوم، اسقاطی)
- تعریف واحد اندازه‌گیری اصلی و فرعی برای هر کد کالا
- تعریف انواع انبار (انبار مطبوعات، تجهیزات فناوری، ملزومات مصرفی و راکد
- تعریف انبار (با امکان انتصاب انبار به ساختار سازمانی)
- تعریف دوره انبارگردانی
- تعریف انواع روش تأمین کالا (ارسال برای خرید، امانی و تحویل مستقیم)
- تعریف مجوزات و استاندارد مصرف واحد‌ها برای انواع کالاها
- ثبت و نگهداری اطلاعات کالا (شامل ثبت دسته‌ای/ تكی اطلاعات كالا، تعیین وضعیت، تعیین حدود کنترل موجودی، تخصیص بارکد، محل فیزیکی آن و …)
- امکان کنترل موجودی انبارها
- امکان اعلام کسری موجودی کالا به صورت خودکار
- امکان تبدیل نقطه سفارش کالا به درخواست خرید
- ثبت و نگهداری اطلاعات درخواست کالا
- امکان اخذ تأیید کالای درخواست‌شده
- ثبت و نگهداری اطلاعات تأمین کالای درخواستی (کل یا بخشی از درخواست کالا) با تعیین اولویت کالا و روش تأمین كالا
- امکان تبدیل بخشی/ کل از درخواست کالا به درخواست خرید
- امکان برنامه‌ریزی پیشرفته تأمین کالای درخواستی
- ثبت و نگهداری اطلاعات صدور حواله کالا
- ثبت اطلاعات برگشت حواله
- خودکار‌سازی صدور حواله کالا بر اساس اطلاعات تأمین کالا
- امکان صدور دستی حواله کالا
- ثبت و نگهداری اطلاعات رسید کالا و رسید موقت کالا
- ثبت و نگهداری اطلاعات امحاء اسناد
- ثبت و نگهداری اطلاعات انبارگردانی (شامل اطلاعات شمارش و وضعیت کالاها با قابلیت ورود اطلاعات از طریق فایل متنی)
- صدور خودکار اسناد کسری و فزونی کالا در زمان انبارگردانی
- تعریف انواع خرید (داخلی و خارجی)
- تعریف انواع فاکتور و وضعیت‌های مختلف آن
- تعریف نوع معامله (کلان، خرد، متوسط و جزئی)
- امکان اخذ تأیید برای درخواست خرید
- ثبت اطلاعات استعلامات و ارزش ریالی درخواست خرید
- ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به برنامه‌ریزی خرید (شامل تعیین روش تأمین هزینه خرید از جمله پرداخت از تنخواه و ارسال صورت‌حساب به واحد مالی و تعیین نوع معامله بر اساس ارزش برآوردی)
- ثبت و نگهداری اطلاعات عملیات خرید
- امکان مشاهده لیست تأمین‌کنندگان اقلام
- استخراج فهرست دستور خرید جزئی به ازای گروه کالا
- گزارش‌های آماری از حجم خرید، تأمین‌کنندگان درگیر عملیات خرید و کالای خریداری‌شده به تفکیک انواع کالای خریداری‌شده (مطبوعات، ملزومات مصرفی و تجهیزات فناوری) در بازه‌ای زمانی مختلف
- ثبت و نگهداری وضعیت تأمین‌کنندگان/ پیمانکاران
- ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات تأمین‌کنندگان/پیمانکاران توسط تامین کننده/پیمانکار
- اعتبارسنجی اطلاعات تامین‌کنندگان/پیمانکاران(از سازمان ثبت احوال/سازمان ثبت شرکت/ساجات/سامانه روزنامه رسمی کشور)
- نمایش مشخصات تأمین‌کننده/پیمانکار
- نمایش اطلاعات حساب‌های فی‌مابین (حساب‌های بانک و پیمانکار)
- نمایش لیست کارهای تخصیص یافته به تامین‌کننده/پیمانکار
- تهیه لیست تأمین‌کنندگان/ پیمانکاران به تفکیک گروه کالا
نمونه گزارشات نرم افزار تامین و تدارکات تیناک در حوزه کالا
- استخراج گزارش صورتجلسه مربوط به حواله و رسید
- استخراج گزارش مغایرت‌های كشف‌شده انبارگردانی
- استخراج گزارش آماری از موجودی انبار
- استخراج گزارش کالاهای مصرفی در مقاطع زمانی مختلف به تفکیک واحدهای درخواست کننده
- استخراج گزارش از درخواست‌های تأیید شده
- استخراج گزارش آماری از حواله و رسید کالاها در بازه‌های زمانی مختلف
- استخراج گزارش آماری از انواع کالاها با وضعیت‌های راکد، جاری، رسیده به نقطه سفارش و موجودی در راه
- گزارش ماهانه لیست قیمت اموال موجود در انبار تجهیزات فناوری برای ارسال به اداره املاک (جهت بیمه اموال)
- گزارش ماهانه خروج اموال موجود در انبار تجهیزات فناوری به اداره مالی
- استخراج گزارش آماری از درخواست‌های خرید
- استخراج گزارش‌های آماری و تحلیلی از فاکتور‌ها به تفکیک افراد صادر‌کننده در بازه‌های زمانی مختلف
- استخراج گزارش از تاریخچه خرید شامل درخواست خرید تا خرید و رسید آن به انبار
- تهیه گزارش تأمین‌کنندگان/ پیمانکاران دارای پروفایل کارتابل