نرم افزار BPMS جامع سیستم اسناد مهندسی
نرم افزار BPMS جامع سیستم اسناد مهندسی به صورت کلان به مساله تعریف الگوهای اسنادی، تعریف اسناد پروژه، چرخه تولید و تایید سند و بررسی میزان پیشرفت کار در این حوزه می‌پردازد.
امکانات سیستم اسناد مهندسی را میتوان در بخشهای زیر بررسی نمود:
- تعریف و مدیریت الگوهای اسناد (Overall Document List)
- تعریف و تولید اسناد پروژه
- چرخه تایید و اطلاع رسانی اسناد
- تکمیل اطلاعات یک سند و نسخه گزاری
- گزارش و پیگیری
در ادامه به بررسی بخشهای فوق می‌پردازیم.
فهرست مطالب
تعریف و مدیریت الگوهای اسناد (Overall Document List)
یکی از مفاهیم پایه ای در سیستم اسناد مهندسی، تعریف الگوی اسناد است. در واقع هر سند بر اساس یک الگو تعریف میشود که زنجیره ارتباطات پیش نیازی، ساختار چرخه سند، دیسیپلین متولی و … همگی بر اساس الگو تنظیم میشوند. همچنین الگوی سند دارای نمونه فایلهای تولید سند، فایل راهنمای و یک الگوی تکمیل شده نیز میباشد که بتواند به کاربر برای تکمیل سند خود کمک نماید.
فرم تعریف الگو به شکل زیر میباشد.
در کنار فیلدهای اطلاعاتی مربوط به خود الگو، امکان تعریف ماتریس ارتباط، پیش نیازی ها، تعریف تخصص های مرتبط و تعریف سایر دیسیپلین‌ها نیز وجود دارد.
ماتریس ارتباط مستند
فرم تعریف ماتریس ارتباط به شکل زیر است.
در ماتریس ارتباط معین میگردد یک سند به دیسیپلین دیگری بصورت “جهت اطلاع” و یا “جهت تایید” باید ارسال شود.
پیش نیازی مستندات
فرم تعیین پیش نیازی به شکل زیر است.
در بخش پیش نیازی ما معین میکنیم یک الگو پیش نیاز سایر الگوها بصورت “لازم برای شروع” و یا “لازم برای پایان” میباشد.
برآورد نیروی انسانی
فرم تخصص مرتبط به شکل زیر است.
در این بخش برآوردی از میزان تخصصهای مورد نیاز برای تکمیل سند ارائه میگردد و بر اساس آن وزن دهی ارزش گزاری سند در کل پروژه مشخص میگردد.
با تعریف الگوها کار برای تعریف اسناد یک پروژه شروع میشود.
تعریف و تولید اسناد پروژه
فرم تعریف اسناد پروژه به شکل زیر است.
در این فرم ابتدا پروژه مورد نظر برای تعریف اسناد انتخاب میشود. همچنین وضعیت پروژه و نوع پروژه که در مرحله مناقصه میباشد و یا پروژه قطعی است انتخاب میشود.
پس از آن با زدن دکمه “اضافه کردن الگوها” کاربر میتواند از لیست الگوهای تعریف شده، الگوهای مورد نظر برای این پروژه را انتخاب نماید. همچنین با زدن دکمه “اضافه کردن اسناد” میتواند از لیست اسناد سایر پروژه، مشابه سازی نموده و سندی مشابه آن را از سایر پروژه ها انتخاب نماید.
در بخشهای “گراف پیش نیازی مستندات” و همچنین “لیست نواقص پیش نیازی” کاربر میتواند ارتباط پیش نیازی بین اسناد انتخاب شده و اگر احیانا در این لیست نواقصی وجود داشته باشد آن را بررسی نماید.
با زدن دکمه “شروع مدارک پروژه” سیستم براساس کنترل روابط پیش نیازی مستندات را در کارتابل‌های مربوط به مسئولین دیسیپلین قرار می‌دهد.
چرخه تایید و اطلاع رسانی اسناد
پس از آغاز به تولید اسناد پروژه، اسناد طبق روابط پیش نیازی تعریف شده در دستور کار مسئولین دیسیپلین‌ها قرار گرفته و طبق مراحل از قبل تعریف شده گردش پیدا می‌کنند.
تعریف روال گردش اسناد
معمولا گردش اسناد در سازمان طبق فرآیند عمومی زیر اتفاق می‌افتد که میتواند برای اسناد خاص دلخواه سازی شود:
مشاهده سند در کارتابل
پس از ارجاع سند به مسئول دیسیپلین فرم زیر مشاهده میشود.
فرم ارجاع کار
در این فرم امکان تعریف کار بر اساس این سند وجود خواهد داشت که با زدن دکمه “تعریف کار” فرم زیر مشاهده خواهد شد.
این کار میتواند برای کارشناسان مربوطه ارسال شود و آنها نیز بر اساس تعریف انجام شده کار را تکمیل و نتیجه را اعلام نمایند.
ارسال به مرحله بعدی
پس از تکمیل کار در مرحله تولید سند، امکان ادامه فرآیند تولید سند مهیا میشود که با زدن دکمه “انجام وضعیت بعدی” از سند امکان ارسال سند به مرحله بعد محقق خواهد شد.
و به همین صورت کلیه مراحل بررسی و تایید سند تا پایان فرآیند انجام خواهد شد.
تکمیل اطلاعات یک سند و نسخه گزاری
یک سند دارای اطلاعات متنوعی است که در فرمی مشابه فرم زیر مشاهده خواهد شد.
در صفحه اطلاعات توصیفی، غیر از مشخصات عمومی سند، فایل اصلی، فایلهای محاسباتی، فایلهای نمونه و راهنما و همچنین فایل pdf معادل نیز قابل بارگذاری و ذخیره سازی هستند.
بخش ارتباطات سند
در بخش ارتباطات اطلاعات مختلفی نظیر ماتریس ارتباط، سایر دیسیپلین‌ها و پیش نیازی‌ها دیده میشود.
بخش ارجاعات سند
در بخش ارجاعات، کلیه ارجاعات انجام شده بین مدیران و کارشناسان در خلال تکمیل سند قابل رویت میباشد.
بخش لیست نظرات
در بخش لیست نظرات، امکان ثبت نظرات توسط دسیپلین‌های مرتبط و یا نظرات اعلام شده توسط کافرما وجود خواهد داشت.
بخش تغییرات وضعیت سند
در بخش تغییرات وضعیت، تمامی تغییراتی وضعیتی سند و همچنین چرخه های انجام شده قابل رویت خواهد بود.
بخش سوابق نسخه و اسکن مدارک
در بخش سوابق نسخ، در صورتی که مستند مشمول نسخه گزاری شده باشد، لیست سوابق مستند دیده میشود و همچنین در بخش اسکن مدارک نیز درصورتی که نیاز به اسکن مستند فیزیکی وجود داشته باشد این امکان فراهم میشود.
گزارش و پیگیری
در سیستم در بخشهای مختلفی امکان گزارش گیری و دسترسی به اطلاعات اسناد بر اساس پارامترهای مختلف فراهم شده است.
گزارشات عملیات اجرایی
بخشی از این گزارشات در سرفصل‌های مربوط به دیسیپلین‌ها قرار میگیرد که عمدتا در زمان تولید و بررسی اسناد مورد استفاده خواهد بود.
گزارشات پیگیری و نظارت
همچنین در بخش گزارش و پیگیری نیز گزارشات بصورت نمایش درون سیستمی و چاپی فراهم شده است.
چاپ گزارش ماتریس پروژه
همچنین امکان چاپ مستندات پروژه در قالب گزارش ماتریسی نیز وجود دارد.
