سیستم جامع امور قراردادها
فرآیند اجرا و پشتیبانی عجین با موضوع قراردادهای پیمانکاری و امور مربوطه میباشد. قطعا بهره‌مندی از یک سیستم یکپارچه که بخش قراردادهای پیمانکاری را به خوبی و درستی مدیریت می‌کند میتواند در تصمیم‌گیری و مدیریت عملیاتی حوزه پشتیبانی کمک شایانی نماید.
در این بخش تمامی اجزای مربوط به قراردادها، نحوه پرداخت، میزان مبالغ پرداختی، کسورات، جرائم، تعهدات قانونی، بیمه، مالیات و … بطور کامل پوشش داده شده و از آنجا که این بخش بصورت یکپارچه با بخش سیستم مالی عمل می‌کند کمک شایانی به کاهش فرآیندهای ورود اطلاعات تکراری در بخش‌های مختلف می‌نماید.
مدیریت و ثبت قرارداد
1) پویشگر سیستم قراردادها
از آنجا که سیستم امور قراردادها، دارای بخش‌های مختلف و متنوعی برای مدیریت امور مربوط به قرارداد و پیمان میباشد، در بخش پویشگر تفکیک هایی به منظور دسترسی بهتر فراهم شده است.
همچنین این تفکیک میتواند مدیریت دسترسی ها را برای گروه های کاربر تسهیل نماید. در بخش پویشگر منوهایی برای مدیریت
- امور قراردادها و پرونده مشتریان
- گزارشات مربوط به فاکتور و دستور پرداخت
- گزارشات مربوط به تضامین و سررسیدها
- گزارشات مربوط به مفاصاحساب تامین اجتماعی
- سایر بخشها
2) ثبت پرونده
در سیستم امور قراردادها مفهومی تحت عنوان پرونده وجود دارد که در سطحی بالاتر از قرارداد قرار می‌گیرد. مفهوم پرونده مجموعه قراردادهای مرتبط با یک موضوع میباشد. به عنوان مثال ممکن است راجع به تهیه، راه اندازی و سیستم جامع بانکی قراردادهای متعددی با مشاورین مختلف و شرکتها تنظیم گردد، اما همگی در قالب یک پرونده تحت عنوان “راه اندازی سیستم جامع” تعریف میگردد.
پرونده قرارداد شامل فیلدهای اطلاعاتی ذیل میباشد:
- شماره پرونده
- موضوع
- تاریخ شروع اعتبار
- تاریخ پایان اعتبار
- نوع پرونده
- توضیحات
- لیست قراردادهای ثبت شده (مستندات پرونده)
- مبلغ کل برآورد (شامل مبلغ برآورد تمامی قراردادهای پرونده)
- کل مبلغ پرداختی (شامل مجموع مبالغ پرداختی کلیه قراردادهای پرونده)
- وضعیت اجرایی (جاری/راکد)
3) ثبت قرارداد
مهمترین و کلیدی ترین بخش در سیستم مدیریت امور قراردادها، ثبت قرارداد میباشد. معمولا قرارداد شامل اطلاعات مختلف و ملحقاتی است که در ادامه به آن اشاره میشود.
فیلدهای اطلاعاتی قرارداد:
- شماره قرارداد
- تاریخ قرارداد
- طرف قرارداد: (لینک به اشخاص حقیقی/حقوقی اعتبارسنجی شده)
- نوع مستند شامل (قرارداد، پیمان، الحاقیه، متمم، اصلاحیه، تفاهم نامه)
- قرارداد: برای الحاقیه و متمم، قرارداد اصلی نیز باید تعیین شود. (این فیلد برای قرارداد اصلی غیرفعال است)
- موضوع
- گروه مستند (طبقه بندی انواع قراردادهای کاری)
- تاریخ شروع
- تاریخ پایان
- تاریخ پایان گارانتی
- ناظر اول اجرا : ناظر قرارداد که از شرکتهای پیمانکار و یا واحدهای سازمانی بانک قابل انتخاب میباشد.
- ناظر دوم اجرا: مانند ناظر اول قابل انتخاب میباشد.
- پرونده: پرونده مرتبط با قرارداد
- قرارداد نظارت: در صورتیکه این قرارداد دارای قرارداد نظارت باشد، تعیین میشود.
- مبلغ قرارداد
4) ثبت الحاقیه، متمم، اصلاحیه و سایر اسناد تغییر قرارداد
یکی از موارد مهم در سیستم قراردادهای پیمانکاری، تغییرات مفاد قرارداد در قالب اصلاحیه، الحاقیه و متمم میباشد که خود ماهیتا به صورت یک قرارداد جدید مرتبط با قرارداد اصلی ثبت میشود.
4) ثبت مجوزات و استعلامات
یکی از موارد مهم در سیستم قراردادها، تغییرات مفاد قرارداد در قالب اصلاحیه، الحاقیه و متمم میباشد که خود ماهیتا به صورت یک قرارداد جدید مرتبط با قرارداد اصلی ثبت میشود.
مجوز معمولا شامل فیلدهایی نظیر ذیل میباشد:
- نوع مجوز
- شماره
- تاریخ
- موضوع
- نتیجه
- مبلغ برآورد
- نحوه پرداخت
- اسکن مدارک مربوطه
4) ثبت تضامین و ضمانت نامه‌ها
در بخش ثبت تضمینات، انواع تضمین شامل چک، سفته، ضمانت بانکی، فیش واریزی و تعهدنامه قابل ثبت میباشد.
فیلدهای اطلاعاتی مبتنی بر نوع تضمین متفاوت است اما مجموعا تمامی فیلدهای اطلاعاتی مربوط به همراه اسکن تصاویر اسناد قابل ثبت میباشد.
مدیریت صورتحساب
پس از بخش ثبت قرارداد و اطلاعات مرتبط، یکی از کارکردهای اصلی سیستم امور قراردادها، مدیریت صورتحساب و دستور پرداخت میباشد.
در این روال شرکت طرف قرارداد، پس از انجام کارهای مورد نظر درخواست پرداخت وجه را ارسال و گردش کار مربوطه در درون سیستم تا زمان پرداخت وجه انجام میشود.
ثبت دستور پرداخت
در این بخش تمامی موارد مالی قرارداد و میزان مبالغ پرداخت شده و باقیمانده مشخص میشود. دستور پرداخت میتواند به تفکیک مواردی شبیه زیر قابل ثبت باشد:
- پرداختی بابت پیش پرداخت
- پرداختی بابت علی الحساب
- پرداختی بابت مفاد قرارداد
- پرداختی بابت آزادسازی حسن انجام
- پرداختی بابت آزادسازی بیمه تامین اجتماعی
- آزادسازی وثایق و تضمینات
ثبت تاییدیه های پرداخت
از آنجا که دستور پرداخت باید از واحدهای تحویل گیرنده و ناظر دارای تاییدیه انجام کار باشد تا پرداخت وجه قابل انجام گردد، بنابراین در سیستم بخش ثبت تاییدیه در نظر گرفته شده است که در فرآیند ثبت و پیگیری دستور پرداخت مورد استفاده خواهد بود.
از آنجا که معمولا تاییدیه در سازمان باید ماهیت رسمی و قابل پیگیری داشته باشد بشکل نامه در سیستم‌های اتوماسیون اداری ثبت میشود.
بنابراین در این بخش فیلدهایی نظیر شماره و تاریخ نامه تایید در نظر گرفته شده است. همچنین امکان اخذ تصویر نامه تاییدیه در صورت فراهم بودن امکان ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری قابل پیاده سازی میباشد.
مدیریت پرداخت و محاسبه خودکار مبالغ پرداختی، کسورات، درصد بیمه، مالیات و ارزش افزوده
یکی از کارکردهای مهم این سیستم انجام خودکار محاسبات مالی قرارداد مبتنی بر فاکتورهای ثبت شده و مبالغ قبلی پرداخت شده در قالب قرارداد میباشد.
مواردی نیز نظیر مالیات ارزش افزوده، در صورت ثبت گواهی شرکت طرف قرارداد بصورت خودکار در سیستم محاسبه و منظور میگردد.